Gestão do tempo: como controlar a ansiedade e fazer tudo que foi planejado?

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Qualquer pessoa que se propõe a ser um freelancer, independentemente da área em que atua, sabe que é preciso seguir algumas práticas básicas para controlar o volume de trabalho, os prazos de entrega e, é claro, as entradas e saídas de dinheiro.

Além desse controle, o freelancer deve saber lidar com as incertezas inevitáveis desse tipo de trabalho. Essa volatilidade, seja das tarefas, seja do fluxo financeiro, pode gerar muita ansiedade em quem escolhe investir no ramo.

Se esse é o seu drama, respire fundo antes de continuar! Hoje, nós vamos mostrar a você como ter uma boa gestão do tempo permite aumentar a produtividade, cumprir tudo o que foi planejado e ainda controlar esses sentimentos tão comuns! Preparado? Então vamos lá:

Faça um cronograma e organize-se

É comum um freelancer se tornar responsável por vários projetos, com prazos e demandas distintos e, ainda por cima, almejar ter mais clientes.

Mas para se organizar e gerir seu tempo de forma que cada projeto seja concluído com qualidade, atendendo o prazo estipulado, é necessário estabelecer um cronograma de tarefas para cada projeto – ou para cada dia, ou para cada semana, como você julgar melhor!

Aliás, você sabia que a sua produtividade tende a aumentar quando você segmenta o projeto em etapas ao invés de tentar concluí-lo de uma vez? Isso acontece porque nosso cérebro responde melhor a estímulos diferentes em um grande espaço de tempo.

Lembra que na escola, depois de 40 minutos de matéria corrida, você não fazia mais ideia do fio da meada? Pois no freelance isso também acontece! Existe, inclusive, uma técnica para aumentar a produtividade, que falaremos mais adiante.

Vamos pensar em um exemplo sobre segmentar os projetos: suponha que você tem dois projetos, em que precise escrever um e-book de 3.000 palavras. Antes de começar, você deve solicitar o máximo de referências ao cliente, além de pesquisar sobre os temas que serão abordados.

Ao invés de fazer todas as etapas de um projeto em um dia só, você pode se reunir com os dois clientes e realizar as pesquisas pela manhã, escrevendo 500 palavras de cada e-book à tarde, por exemplo. Muito menos cansativo, não é?

Estabeleça prioridades

Antes de sair segmentando todos os seus projetos, é preciso considerar o prazo que você tem para trabalhar. Eventualmente projetos urgentes podem surgir, tornando a segmentação das etapas pouco relevante. Afinal, prazos imediatos significam prioridade alta. Por isso, na hora de organizar seu cronograma, estabeleça as tarefas que devem ser realizadas em primeiro lugar.

Uma dica importante: ao priorizar suas demandas, analise em quais projetos você precisará da colaboração de terceiros. O tempo gasto nessas transações também deve entrar na sua contagem, já que pode demorar um pouco até conseguir obter tudo que você precisa.

Essa é uma forma de otimizar seu tempo: enquanto você espera o retorno de outra pessoa, é possível realizar etapas que não dependem dela, evitando perder o prazo!

Pensar na tríade Cronograma–Organização–Prioridade é a melhor forma de ficar tranquilo com o seu trabalho de freelancer, evitando o desgaste, a pressão e a ansiedade.

Adote técnicas que aumentam a concentração e a produtividade

Manter-se focado é uma dificuldade para muitos freelancers, mas existem técnicas que podem auxiliar você a aumentar a concentração e a produtividade.

Uma das mais famosas delas, conhecida como Técnica Pomodoro, sugere o seguinte:

  1. Faça uma tarefa durante 25 minutos ininterruptos e depois descanse de 3 a 4 minutos;
  2. Repita isso por 4 vezes, completando uma hora de trabalho;
  3. Ao final da quarta vez, ao invés de pausar por até 4 minutos, faça uma pausa maior e recomece, repetindo a técnica por todo seu horário de trabalho.

Essas pausas contribuem para que você exerça a tarefa com foco por 25 minutos, descansando rapidamente o cérebro para recomeçá-la ainda mais concentrado! Para medir a sua produtividade, é interessante anotar o que você conseguiu realizar com esses ciclos de trabalho.

É claro que cada um reage de forma diferente a essas técnicas. Afinal, você pode se concentrar por mais ou menos tempo do que os 25 minutos propostos. Se esse for o seu caso, sem problemas: adeque a técnica ao tempo que você acredita ser mais indicado pra você e mãos à obra!

Utilize aplicativos que ajudam a fazer a gestão do tempo

Existem muitos aplicativos indispensáveis para o freelancer, mas alguns são específicos para ajudar a gestão do tempo e das tarefas! Se você já conhece o Dropbox e o Google Drive, usa o Google Docs para compartilhar e editar arquivos e trabalha com o Mobills para gerenciar suas finanças, inclua na sua lista os seguintes aplicativos:

  • Google Agenda: disponível para iOS, Android (celular) ou na sua conta Google (pode abrir pelo computador), o Google Agenda é um calendário que exibe seus compromissos. Sua função é dar um panorama de como você dividiu o tempo para as tarefas e do que é preciso executar.
  • Focus Booster: é o aplicativo da Técnica Pomodoro, que medirá os ciclos de trabalho pra você.
  • Rescue Time: esse aplicativo registra como você gasta seu tempo na Internet, gerando relatórios detalhados. Além de ser ótimo para medir sua produtividade, ele permite identificar onde você pode melhorá-la!
  • Todoist: é um aplicativo de tarefas para organizar melhor o seu dia ou a sua semana. Ele envia um e-mail para te lembrar de tudo que você precisa realizar!
  • Evernote: é o equivalente a um caderninho de mão, mas no celular ou no computador. Por meio de notas, ele organiza rotinas e prazos, agenda eventos, guarda comprovantes financeiros e muito mais.

Não deixe de lado as atividades que te dão prazer

Você gosta muito de mergulhar no Netflix, sair com os amigos, ficar com a família, fazer uma atividade física ou passear? Se você está deixando de lado aquilo que te dá prazer, suas tarefas de freelancer certamente serão cumpridas com outro estado de espírito, mais estressado e ansioso.

Por outro lado, se o seu tempo foi bem organizado, você sabe que existe uma horinha do dia em que é possível pausar o trabalho e fazer atividades mais prazerosas. Estabelecer essa hora de término é uma das principais formas de controlar a ansiedade!

Depois de tanto trabalho, você bem que merece um agrado, não é? Dar a si mesmo o presente de assistir um episódio da sua série preferida depois de terminar uma tarefa é uma ótima forma de evitar a procrastinação e aliar o seu trabalho ao lazer!

Com essas dicas para realizar a gestão do tempo, você vai ver como é mais fácil fazer tudo aquilo que foi planejado de forma organizada, sem estresse e sem ansiedade. Conhece um amigo freela que está vivendo esse drama? Compartilhe este artigo nas redes sociais e marque-o no seu post!

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